Formation – Quels documents dois-je archiver ?
Public : Chef d’entreprise, Collaborateurs-trices, ou toute personne concernée par le traitement des documents au sein de l’entreprise, Membres du CSE.
Pré-requis : Aucun.
Objectifs pédagogiques :
- Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications.
- Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement.
- Connaître et appliquer les règles d’archivage dans son entreprise.
Ref : Archives_2021
Durée : 7h en présentiel session intra
Modalités et délais d’accès : La formation démarre à la signature de la convention et les dates sont convenus en accord avec l’entreprise cliente.
Tarif : Nous contacter
Méthode : Exposé du formateur, Réflexion collective, réflexion en sous-groupes, analyse de la pratique.
Evaluation/Documents : La réalisation d’un cas pratique servira d’évaluation de la journée de formation.
Le Programme :
1- Qu’est-ce qu’une archive : Définition Code du Patrimoine. Explications détaillées : Papier/numérique, Emis/reçu.
2- Un classement efficace : Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations. Analyser l’information et choisir une méthode de classement. Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes. Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients. Choisir la méthode de classement adaptée.
3- Savoir structurer et titrer ses dossiers : Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier. Choisir des titres pertinents . Structurer un dossier et le faire vivre.
4- Bâtir un plan pour faciliter l’accès au classement : Créer un plan de classement accessible à tous. Coordonner le classement : papier et le classement électronique.
5- Connaître l’essentiel sur l’archivage : Les durées de conservation légale et pratique des documents. Gérer le plan d’archivage des dossiers.
6- Réorganiser son classement : Préparer un plan d’action. Faire l’inventaire et sélectionner les dossiers. Restructurer et titrer les dossiers. Numéroter les dossiers. Rédiger le plan de classement informatique. Afficher et diffuser le plan. Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers.
7-RGPD et Archives : Pourquoi ce rapprochement ? Pourquoi faut-il traiter les archives. Revoir son organisation de travail, prouver ses droits par rapport au RGPD, gérer les risques et la conversation des documents par rapport au RGPD.
Méthode pédagogique : Alternance d’approche théorique, d’échanges et d’exercices pratiques. 70% du temps est consacré à des travaux dirigés et des travaux pratiques. Un support de cours sera remis à chaque participant.
Evaluation :
- Evaluation par questionnaire (quizz) par rapport à l’atteinte des objectifs
- Evaluation à chaud sur le niveau de satisfaction des stagiaires par questionnaire
- Evaluation à froid pour les entreprises/financeurs
Accessibilité aux personnes handicapées : Nous contacter
