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Gestion Electronique des Documents

Qu’est ce que c’est ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) regroupe toutes les techniques permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein de l’entreprise. Elle désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation.

Mais pour quelles utilisations ?

La GED se charge de toutes les opérations de gestion des documents :

  • la création : Cette opération consiste soit à créer un document numérique soit à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique.
  • l’archivage et le stockage : L’archivage consiste à classer des documents n’ayant plus de pertinence pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés.
  • le classement : Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique accessible aux utilisateurs. Ce classement va permettre de garantir l’adéquation entre les besoins des utilisateurs et les informations remontées.
  • l’indexation : Il s’agit de déterminer les termes et les expressions clés du document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
  • la recherche et la restitution : Elle découle directement du classement et de l’indexation. Les précédentes étapes vont permettre de garantir une recherche et une restitution rapide et sécurisé des documents.
  • le contrôle : Il entend de rendre le document accessible aux personnes autorisées.

Les avantages

  • Economie : Une réduction des ressources comme le papier, l’encre et autres consommables informatiques
  • Sécurité : Grâce à un meilleur contrôle de l’accès aux informations, par la limitation de la perte de données et par une traçabilité.
  • Disponibilité et gain de temps : Les documents sont disponibles directement grâce au classement et à l’indexation. Un doublement des processus et/ou procédures sera évité.
  • Gain de place : Grâce à la suppression des dossiers papiers.
  • Démarche en faveur du développement durable : Par la limitation de la consommation de papier.